第一条 为规范香江社会救助基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，特制定本制度。 
  第二条 基金会档案是指在内部管理、公益投资、慈善活动等过程中直接形成对基金会和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像及电子数码等不同形式、不同载体的历史记录。会计档案档案管理按照基金会财务档案管理制度执行。 
  第三条 基金会档案设定专人管理，并建立、健全基金会档案的立卷、归档、保管、查阅等工作，保证基金会档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 
  第四条 立卷归档 
  （一）归档范围 
凡是基金会在各项工作活动中直接形成的、经过收集、整理的，具有查考利用价值的文字、图表、数据及声像等不同载体的文档，均应立卷归档。 
  （二）归档要求 
  1、归档文件材料应完整齐全、书绘工整、声像清晰、符合有关规范和标准的要求； 
  2、声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。 
  （三）归档方法 
  1、除会计档案按卷归档外，其他档案按件归档，要求装订整齐、美观和结实，归档的文件无压字和脱落，装订位置要符合尺寸，依左列方式排列入档案柜保管。档案管理员（行政主任）按文件材料形成规律，加以系统整理，编排件号和文件目录、概括确切，文字简练，按件装订后装盒； 
  2、档案号的编制：基金会档案大类编号为N，一级属类分为：1为捐赠项目，2为义工管理，3为公益活动，4为公共宣传，5为内部管理，6为党建管理。捐赠项目二级属类，01为图书室项目，02为友好社区建设项目，03为孤儿援助项目，04为医疗救助项目，05为教育基金项目，06为香江女性创业基金，07其它项目，08为香江心灵成长计划；后续可根据立项情况继续新增，顺序编码。
  3、档案需按属类、按实际进行单独案卷编制，案卷内容包括：项目概述、项目立项、项目实施、项目监测、项目总结、财务情况、外部评价等（视具体情况定）。
  4、会计审计档案由财务部按照归档要求，负责整理立卷。
  （四）归档原则 
  1、归档时间：归档文件按其特点分为年度、季度、即时归档。按年度分类的档案在次年的第二季度内完成归档，归档完毕需办好交接签收手续。基金会项目的成套性档案在项目完成后半年内归档； 
  2、档案移接手续：档案管理员（行政主任）接收各部门提交档案时，应根据移交人提供的归档文件资料清单与移交人共同清点；或者由档案管理员在文件签收表上如实登记，经查对无误，方可办理签收手续；
  3、电子存档：档案管理员应在书面文件归档后两个月内，将文件扫描形成电子文档以供备份。 
  （五）档案密级 
  档案密级分为绝密、机密、秘密三级，凡基金会重要会议记录、决策、规划、合同、财务报表等为绝密文件；凡基金会发文、各部门主管呈主席或秘书长的汇报、人事档案等为机密；凡基金会内部工作例会纪要等为秘密。 
  第五条 档案利用 
  （一）查阅摘抄档案，需填写档案借阅申请表，经秘书长核准后方可借阅。未经秘书长同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出秘书处，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。 
  （二）借阅者应承担借阅档案的安全、保密责任，不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。 
  （三）档案管理员需即时填写借阅登记表，并且每季度归档。 
  第六条 档案保管 
  （一）档案库需设有专用档案柜，并有防盗、防火、防水、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施。 
  （二）案卷排列要自左至右、从上而下地顺序进行，排列要整齐、美观。 
  （三）档案的管理工作应做到“四不”：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。 
  （四）档案保管人员每年对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向秘书长汇报，采取有效措施，保护档案的安全。 
  第七条 本制度解释权归香江社会救助基金会。
  第八条 香江社会救助基金会有权根据实际情况修订或终止本制度。
  第九条 本制度经2022年4月27日第四届理事会第八次会议表决通过，自公布之日起实施执行。