第一章 总则

第一条 为规范香江社会救助基金会（以下简称 “基金会”）会计电算化档案管理，确保会计档案的安全、完整、准确、有效利用，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等国家相关法律法规，结合基金会实际业务需求，特制定本制度。

第二条 本制度所指的会计电算化档案，涵盖通过计算机等电子设备生成、传输、存储的会计数据，以及以纸质形式打印输出的会计凭证、账簿、报表等会计资料。

第二章 数据资料管理与保密

第三条 电子数据文件及其备份和作为会计档案资料打印输出的各种凭据、账册、报表，应按有关财会制度使用、保管。

（一）现金记账凭证及日记账的输出及保管

现金收付业务要做到“日清月结”。现金记账凭证等同于专职会计人员做的记账凭证，出纳审核无误后,当日输入计算机，每周将现金日记账页传给会计和财务负责人，会计及财务负责审核确认，每月出纳职员核对现金库存，并由会计审核确认。

（二）银行记账凭证及日记账的输出及保管

银行记账凭证分机制凭据和手编凭据两种。有关财务人员必须实时把经审核无误的原始凭证或手编凭证，当日输入计算机，每周将银行日记账传给会计和财务负责人，会计及财务负责人审核确认。每月出纳、会计核对日记账与明细账，做到账帐相符；出纳、会计与银行对账，核对每笔银行对账单，做到账实相符；对未达账项逐一登记“银行未达账项调节表”并于次月调整。

（三）记账凭证的输入、输出与保管。

记账凭证包括手编凭据和机制凭据两种，有关会计人员应实时将审核无误的原始凭证输入计算机。

（四）科目汇总表和账簿的打印时间。

1、出纳打印银行流水帐单，由会计确认，年终保存纸制版。 

2、出纳和会计每月打印一次银行余额调解表。

3、会计每月打印一次科目汇总表或余额表，并装订在记账凭证首页。

4、会计每月打印会计报表，每半年制作财务分析表，经财务负责人审核无误后报秘书处。

第三章 数据备份管理

第四条 由于会计核算数据的重要性，必须经常进行备份。

第五条 基金会的日常备份由会计按季度完成，以防止意外和人为错误造成的滋扰。

第六条 须做备份的包括体系设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子体系的数据文件。

第七条 机内凭据及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套备份文件，交会计档案保管员分别部署在不同地方妥为保管。

第四章 会计电算化档案管理

第八条 打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管的签章才能存档保管。

第九条 为保证会计档案数据的安全，在保存纸质会计档案的同时保存电子档案，在机构的服务器及硬盘单独管理。

第十条 由打印输出的凭证、账册、报表等书面形式的会计档案按基金会财务档案管理制度划定的保管限期和管理措施管理。

第十一条 随计算机配置而来的使用体系、应用软件以及购置的用友会计核算体系软件，和以上软件的备份文件，作为会计档案保管。

第十二条 会计档案的出借，必须经过会计主管及秘书长审批同意并签章，原则上财务档案不得离开机构办公场所。

第十三条 必须增强会计档案的保密，任何人若有伪造、非法涂改、存心破坏数据文件、账册、备份等的举动，将受到行政处分，情节严重者，将追究其法律责任。

第十四条 会计凭证、帐本和其它资料保管期限：

第十五条 保管期满的会计档案，将按照以下程序销毁：

（一）由秘书处会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）理事长在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应当由秘书处和财务部共同派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名。
   保管期满但未结清的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第五章 附则

第十六条 本制度解释权归香江社会救助基金会。

第十七条 香江社会救助基金会有权根据实际情况修订或终止本制度。

第十八条 本制度经2025年3月31日第四届理事会第十四次会议表决通过，自公布之日起实施执行。