第一章  总则

第一条 规范香江社会救助基金会资产管理各项操作流程，达成高效、有序、合理的管控模式，特制定本规定。

第二条  本制度的资产指的是由香江社会救助基金会购买的各种有形及无形物品，包括固定资产、低值易耗品等。

第二章 资产购置

第三条  购置原则

 应以预算管理为前提，按财务预算管理规定条款执行费用预算，且在提出采购申请前需查看库存情况并优先使用库存物资。

第四条 预算管理

（一）资产购置实行年度预算管理。各部门根据年度工作计划和任务，编制年度资产预算。财务部汇总编制机构资产总预算，经秘书长审核后，报理事会审批。

（二）各项目须严格执行预算，除因工作计划、工作内容有较大调整，或者人员发生较大变化，需要通过预算调整程序核准新的预算外，一般不予以调整。如确实需要，按预算调整程序，经财务部审核，报秘书长审批。

第五条 管理部门

（一）基金会秘书处负责固定资产的统筹管理。通常情况下，负责资产的购置、验收、入库、保管、领用、维修及处置，并建立资产台账；对于直接寄送至捐赠点的资产，秘书处视情况可委托接收方进行现场验核，并要求其反馈凭证以备登记。

（二）财务部负责审核固定资产预算，按固定资产的价值分类核算，并定期与对固定资产实物进行清查、盘点。

（三）使用人负责实物资产的合理、有效使用和日常维护管理。

第六条  购置申请

（一）直接采购

当满足如下任一条件时，可按质优价廉的基本原则直接填写《采购申购表》，经秘书长审批后执行采购：

1、预估价值在一万元以下的物资/服务采购项目；

2、已经通过招标、内部评审或货比三家的方式确定供应商，属于年度规划、日常分散申请或与现有设备配套的采购项目；

（二）货比三家

预估价值在一万及以上，五万元以下的物资/服务采购项目。筛选潜在供应商，通过调研洽谈(报价材料需有供应商盖章或签字确认)，根据公开公正以及比质比价等原则填写《供应商货比三家评审表》，对各供应商的技术能力、产品及服务质量、报价等方面进行综合评审，由秘书长审核，副理事长确定最终供应商。          

（三）内部评审

预估价值在五万及以上，五十万元以下的物资/服务采购项目。

1、根据原有资源、专业人员推荐以及市场拓展等方式筛选潜在供应商，填写《供应商调查表》并组织对其资质、能力等进行审查，确定3家及以上候选供应商作进一步洽谈，其中供应商的最终报价需有供应商盖章。

2、确认候选供应商后，组织项目相关人员召开评审会议，对各候选供应商的资质、技术能力、产品质量及服务、价格等方面填写《供应商考核评分表》，汇总考评情况后，由秘书长审核，副理事长确定最终供应商。

（四）招标

预估价值五十万元及以上的行政物资/服务采购项目。

招标小组由副理事长、秘书长、项目负责人参与，主要职责如下：

1、审批招标项目的立项申请。

2、主持召开开标评标会议。

3、签发中标通知书。

4、参与对拟投标单位或邀请投标单位的考察、资格预审及入围资格审批。

5、参与开标评标会议。

6、发放中标通知书。

项目负责人应配合招标小组完成招投标程序，包括但不限于：

1、积极开拓供应商来源，收集业务价格信息，要求合格供应商参与招投标。

2、编写招标项目立项申请并报审批。

3、编制项目招标文件、评标办法并报审批。

4、收集投标单位信息，提交并报审邀标单位名单。

5、定标后及时按流程规定与中标单位签订合同。

招标流程如下：

1、招标立项申请，填写《招标项目立项审批表》并制作招标文件。

2、资格预审，项目申请人负责收集投标单位信息，并通过招标小组审议，报请招标小组审批，确定邀请投标的企业名单。

3、发放招标文件，投标人领取招标文件。

4、必要时可以组织到现场勘查。

5、投标文件编制和递交，投标人按招标文件规定的时间递交投标文件。

6、组织开标、议标，招标小组按招标文件规定组织开标、议标。

7、评标、定标，招标小组根据招标文件等材料进行评标，填写《评标意见表》确定中标人，由招标小组签发《中标通知书》。

8、合同谈判，招标小组与中标人进行合同谈判，确定合同的具体细节。

9、签订合同，与中标人签订正式书面合同。

10、合同审批及付款按采购权限审批后执行。

第七条 以下情况应与供应商签订采购合同以明确权益：

（一）后续服务或双方权责必须通过合同条款明确的采购项目；

（二）单项采购金额超过一万元人民币的采购项目。

（三）订立采购类合同的同时须签订《廉洁协议书》

第八条 实物资产验收由两人同时负责，内容包括物品数量、质量、型号、包装、质量保证书、使用说明书等，如不完整应拒收，验收后在送货单上签名确认。

第三章 资产管理

第九条 资产入库

固定资产及低值易耗品根据资产分类，遵循系统性、唯一性、实用性，及时性的原则，对固定资产进行编号，编号方式为：所在单位简称（编码4位）+资材分类编号（编码2位）+流水号（编码4位）。

第十条 资产领用及归还管理规定

（一）领用与签收

固定资产与低值易耗品：领用人须在申购表内进行签领操作，详细记录领用信息。

（二）离职或调动资产处理

1、当员工出现离职或岗位调动情况时，资产管理员需依据《资产管理台账》，及时收回该员工领用的所有实物资产。

2、若收回过程中发现固定资产或低值易耗品遗失，资产管理员应立即上报，由财务部根据资产原值、使用年限、折旧情况等因素，综合核定赔偿额度。员工需按照核定额度进行赔偿。

（三）捐赠物资出库管理

1、出库申请：项目人员负责填制物资出库单，明确捐赠物资的名称、规格、数量、受赠人等详细信息。

2、受赠人为机构单位：

·审批通过后，财务部门确认物资出库，并及时进行账务处理，确保账目清晰准确。

·项目人员收集受赠人开具的公益事业捐赠票据（公益组织）；加盖公章的接收物资明细单以及其他相关证明材料。

3、受赠人为个人：

·审批完成后，财务部门确认出库并进行账务处理，保证财务记录与实际业务相符。

·项目人员收集受赠人提供本人签字的确认书，以及接受物资的其他相关资料。

第十一条 固定资产发生故障或损坏不能正常运行时，资产使用人应及时通知资产管理员进行检修。对因个人使用或保管不当，造成不能正常运行的，一律由个人负责维修或赔偿。

第十二条 资产盘点

固定资产和低值易耗品：每年盘点一次。

第十三条 资产报废

（一）报废原则：

1、长期闲置不用，设备老化、技术性能落后，在可预见的未来不会再使用的实物资产；

2、遭毁损或超过使用年限，主要部件已严重损坏，无法维修或维修后技术性能达不到使用要求的实物资产；

3、维修费用已超过新购现值或原购置成本50％的固定资产。

（二）资产每年办理一次实物资产的处理/报废，根据闲置/废旧实物资产的实际情况选择直接处理(损毁)、变卖等处理方式，填写《资产处理审批表》按采购权限审批后执行。

（三）变卖实物资产所得的收入由财务收取并进行账务处理。

（四）对已做报废处理的实物资产应及时记录在《资产管理台账》中。

第四章 附则

第十四条 本制度解释权归香江社会救助基金会。

第十五条 香江社会救助基金会有权根据实际情况修订或终止本制度。

第十六条 本制度经2025年7月30日第四届理事会第十五次会议表决通过，自公布之日起实施执行。

第十七条 有关附件

1、《采购申购表》

2、《供应商货比三家评审表》

3、《供应商调查表》

4、《供应商考核评分表》

5、《招标项目立项审批表》

6、《评标意见表》

7、《中标通知书》

8、《廉洁协议书》

9、《资产管理台账》

10、《无形资产管理台账》

11、《资产处理审批表》