第一章 总则
  第一条 为加强香江社会救助基金会（下面简称“基金会”合同管理，规范合同行为、预防纠纷的发生、防范法律风险、维护基金会的合法权益，根据《中华人民共和国民法通则》《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、法规的规定，结合基金会实际情况，制订本制度。
  第二条 本制度所称合同，是指基金会开展工作时，与自然人、法人或其他组织等之间设立、变更、终止权利义务关系的协议，包括合同、协议、确认书等。基金会对外签订的各类合同一律适用本制度。
  第三条 签订合同必须遵守国家的法律法规，贯彻诚实信用、平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
  第二章 合同管理、机构及职责
  第四条 秘书处为合同事务归口管理部门，负责合同管理工作。其主要职责是：
  （一）建立和监督实施合同管理制度，制订合同范本，加强合同管理的业务指导与培训。
  （二）制定合同的审批权限及审批流程；
  （三）配合法务顾问履行合同的监督工作；
  （四）拟订合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作流程； 
  （五）监督合同管理制度的落实情况，及时纠正合同管理过程中的违规行为，规避法律风险。
  第五条 合同经办人是合同审批流程启动、签订、跟踪履行及归档的负责人。合同经办人对所经办的合同文件、履行过程全部资料的完整性负责。合同经办人具体职责如下：
  （一）合同经办人负责掌握、评估合同对方当事人的主体资格、信誉、履约能力等情况；
  （二） 负责合同签订前的沟通协调工作，包括但不限于组织合同谈判、提供合同初稿（应优先使用公司的合同范本）、合同审批过程中与各部门及合同对方的沟通协调、落实合同签订；
  （三） 协调我方行使对应的合同权利和履行对应的合同义务；
  （四） 督促、配合对方履行合同义务；
  （五） 跟踪合同履行情况，并向法律顾问汇报进展情况；
  （六） 在对方违约或预期违约的情况下及时向法律顾问反馈情况；
  （七） 草拟与合同履行跟踪相关的文件，收集、保管合同履行过程中产生的各种往来信函、邮件、工作联系单、会议纪要等文件；
  （八） 合同跟踪履行过程中，做好证据资料留存及合同资料的管理工作；
  （九） 合同履行完毕后，向秘书处档案管理员移交整套合同文档。
  第六条 合同审核、审批的授权按照《香江社会救助基金会授权审批事项》执行。
   第三章 合同审核
  第七条 法律顾问应根据以下原则开展合同审核工作：
  （一）审核的合同为我方合同范本的，只需对合同对方提出的修改意见进行审核；
  （二）审核的合同为对方提供的合同文本的，需按照以下标准进行审核：
  1、合同的合法性。包括：当事人有无依法签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、法规、政策和本制度规定；当事人的意思表示是否真实、一致；权利、义务是否平等； 
  2、合同的严密性。包括：合同条款是否齐全完备；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；合同附件与正本内容是否冲突、矛盾；数字、文字符号填写、合同文字是否严谨准确，不得使用容易引发歧义的表述。
  3、合同的可行性。包括：各合同当事人特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；是否面临无法规避的法律风险及政策风险；履行方式的可操作性；合同非正常履行时可能遭受的经济损失。
  第八条 除法律明文规定当事人无权选择法律纠纷管辖法院的合同外，合同签订地、合同纠纷管辖法院条款应争取约定为我方合同主体住所地及由我方合同主体住所地法院管辖。
  第四章 合同签订
  第九条 对外签订合同，必须遵守国家法律、政策及有关规定。
  第十条 合同的签署盖章原则上遵循先对方后我方的顺序。
  如因特殊原因对方不能先行签章，而需由我方先行签章的，合同经办人必须及时跟进合同的签章情况，防止无法取回我方已签章合同情况的出现。
  第十一条 已通过审批的合同文本必须经秘书处校对确认已按审批意见修改无误后，方能进入合同盖章签署环节。
  第十二条 除捐赠合同外，其他采购合同应签署《廉洁协议书》。
  第十三条 合同先由对方盖章的，经办人将对方已签章的合同提交秘书处审查确认文本一致的，印章管理员方可进行盖章。若合同先由我方签署盖章的，由秘书处进行打印盖章。
  第十四条 合同签订过程，经办人应建立对应的合同文档，对合同签订、履行过程所产生的文件进行保存。
   第五章 合同履行
  第十五条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格履行并督促对方严格履行合同所约定的义务，确保合同的实际履行和全面履行。
  第十六条 合同经办部门应确定具体的合同经办人，负责全程跟进合同履行情况，合同经办人员换岗、离职的，应做好相应交接工作，防止合同文档丢失的情况发生。保障合同履行文件的管理工作。
  第十七条 合同进入履行阶段后，合同经办人应及时开展合同履行工作，并及时将合同履行情况反馈至经办部门负责人及合同管理部门。
第十八条 合同应按合同条款或法律规定要求履行完毕。若无合同条款或法律规定的，一般应以实物交清、价款结清、无遗留交涉手续为准。
  第六章 合同变更、解除
  第十九条 因基金会原因，出现合同变更、解除事由的，经办人应立即将情况通知法律顾问，法律顾问应就合同变更、解除向经办部门提出建议，法律顾问认为有必要的，可与经办人一同参与合同谈判。
  第二十条 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护基金会合法权益角度出发，从严控制。
  第二十一条 变更或解除合同，经办人应按本制度规定的合同审批程序重新履行审批手续。
  第二十二条 合同已变更或解除的，经办人需将原合同文本回收，并交由秘书处存档处理。
  第七章 合同档案管理
  第二十三条 合同签订后，应保留至少一份原件，由秘书处保留。
  第二十四条 因合同纠纷而发生仲裁、诉讼，在仲裁、诉讼案件审理或执行终结后，合同经办人应及时将相关仲裁裁决书、判决书、裁定书、调解书及时送交秘书处归档。
  第八章 附则
  第二十五条 本制度解释权归香江社会救助基金会。
  第二十六条 香江社会救助基金会有权根据实际情况修订或终止本制度。
  第二十七条 本制度经2025年7月30日第四届理事会第十五次会议表决通过，自公布之日起实施执行。